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jueves 17 de marzo de 2011

Reflexiones sobre la importancia de la consultoría




A veces resulta muy fácil creer saberlo todo, al grado de llegar a incurrir en el error del ensimismamiento. Sin embargo este comportamiento de cerrazón y necedad, puede derivar en una pérdida gradual de la noción de la realidad y sobre todo la pérdida de la objetividad con las que se analizan los sucesos y componentes que forman parte de la vida.

Los negocios no son un ente ajeno a sufrir los embates psicológicos y mentales de sus dueños y accionistas. Muchas veces se ha visto que el problema de un negocio es más mental que otra cosa. Se manifiesta a medida en que el trabajo está fluyendo y, sin embargo, algo está saliendo mal y se siente un clima enrarecido con estrés y la sensación de no poder llegar a cumplir con lo prometido a los clientes.

También existen situaciones en la que los negocios comienzan bien y su calidad empieza a decrecer, no solamente en el servicio al cliente o la elaboración de los productos y servicios, sino que se refleja también en el aspecto visible del negocio: comienza a notarse descuidado y con evidente falta de mantenimiento.

Haremos una analogía un tanto cruel pero que nos ayudará a comprender con mayor claridad lo que estamos hablando: las estrellas de la farándula.

Todas las personas conocen a artistas cuyas carreras comenzaron desde el anonimato hasta la consolidación a partir de realizar un trabajo sobresaliente. La vida de la naciente estrella comienza a llamar la atención de muchos. Genera fama, riqueza, admiración. Realiza cada vez más trabajo donde sus aptitudes le permiten destacarse y consolidarse como una gran estrella. Pero llega un momento en que la estrella parece haber perdido la cabeza y comienza a tener comportamientos erráticos. Un par de veces son tolerados por sus admiradores, pero resulta que las cosas siguen empeorando y cada vez los “papelitos” de la estrella son de mayor gravedad.

Con el tiempo se descubre que la estrella famosa cayó en problemas de alcoholismo o drogadicción, gastaba su dinero irresponsablemente y sin darse cuenta su imagen se fue empañando poco a poco hasta llegar al punto en que la estrella perdió el brillo de antaño. Aquí es el punto donde ha tocado fondo y recuperarse es prácticamente imposible, pues carga con una pesada losa en sus espaldas compuesta por una larga serie de eventos y sucesos desafortunados.

El problema no es que si el artista estrella insultó a algunas personas, golpeó a otros, infringió la ley, etc. No, porque estoy sería más bien las consecuencias directas de algo mucho mayor: UN PROBLEMA MENTAL.

Ahora bien, volviendo al tema de los negocios no se pretende exponer que los empresarios estén mal de la cabeza o locos, sino que por sentido común podemos deducir que el ejemplo hipotético del artista famoso pudo haberse prevenido mediante una buena asesoría acerca de imagen y relaciones públicas, que comprendieran desde aspectos psicológicos tanto personales como profesionales hasta el manejo adecuado de las relaciones con los medios de comunicación y con los admiradores.

Es aquí donde se puede inferir que en el mundo de empresa, un buen porcentaje de los problemas existentes a nivel operativo y gerencial en una empresa, sin importar su tamaño o sector, corresponden a una resistencia al cambio que impide mejorar y que a su vez, es causada por una mentalidad inadecuada en el líder o los líderes de la empresa que les impide ver la necesidad de realizar ciertos cambios específicos que se traducirán con mejoras para el desempeño de la empresa.

Es por eso que la consultoría y asesoría en áreas que presenten dificultades en un negocio resultan de particular importancia porque vale más corregir un problema cuando éste es pequeño, que corregirlo cuando se ha salido de control y puede llegar a terminar con la existencia de la empresa.

También es necesario recalcar que así como las personas podemos ignorar que tengamos un padecimiento de salud, también las empresas pueden ignorar que pueden tener problemas en algunas de sus áreas funcionales (o no necesariamente problemas, sino actividades que se pueden mejorar para obtener un desempeño más óptimo de la empresa).

Por lo anteriormente expuesto, hacemos la atenta invitación a que se detengan a reflexionar un momento y se pregunten cómo podrían mejorar aún más su negocio. Muchas veces son pequeños detalles o pequeños cambios los que se traducen en grandes mejoras. La mejora continua es un hábito que asienta los caminos hacia la excelencia.


martes 15 de marzo de 2011

5 claves para delegar tareas en una empresa



Una vez que se ha comprendido el significado resumido de DELEGAR (hacer que otros hagan), existen dos contextos situacionales muy comunes donde la delegación de tareas y funciones juega un papel fundamental como factor decisivo para el incremento de productividad: la planeación y la ejecución.

En este post se abordarán las claves para realizar una eficiente delegación de tareas durante la fase de la planeación de las mismas, ya que es durante esta fase donde el estrés aún no se hace presente y es más fácil sobrellevar la presión que una vez iniciada la fase de ejecución.

Es importante señalar que de NINGUNA manera se pretende ofrecer una fórmula mágica para resolver problemas. Estas directrices sugeridas son solo eso: sugerencias y consejos para clarificar la idea de la necesidad de delegar y cómo realizar este proceso sin morir en el intento.

De igual forma, se hace énfasis en que estos consejos no aplican únicamente para empresas u organizaciones. Se pueden extrapolar a cualquier contexto de la vida diaria de las personas, tanto en sus deberes profesionales como en las propias tareas de la vida personal. Sin embargo por la naturaleza de este espacio, se aborda siempre el tema desde una perspectiva empresarial (además de que la magnitud de un desastre por falta de delegación de tareas en una empresa, en el peor de los casos puede derivar con la quiebra de la misma y la consecuente ruina de muchos individuos y familias).

Entrando ya en la materia, estos son los 5 puntos clave para realizar la delegación de tareas que definan la futura estructura organizacional en la fase donde apenas se está dando forma a un proyecto:

  • Identificación de tareas. Sean rutinarias, estratégicas o de simple preparación para lanzar un nuevo proyecto, es conveniente elaborar una lista de las tareas que implica preparar y echar a andar un proyecto. Aún si la planeación se realiza con precisión milimétrica o es relajada y flexible, es bueno tener plenamente identificadas las tareas que le darán forma y vida a un proyecto.

  • Clasificación. Una vez que las tareas ya están identificadas, es aconsejable agruparlas en áreas funcionales que le correspondan. Se puede utilizar como referencia el modelo clásico de administración con áreas de producción, mercadotecnia, finanzas y recursos humanos. Quizá muchas empresas pequeñas no precisen de departamentos de recursos humanos o finanzas, por lo que estas áreas pueden ser renombradas por otras que se adapten a la realidad y naturaleza del proyecto.

  • Análisis. Ya que las tareas están clasificadas por área funcional dentro de una organización, lo mejor es analizarlas y definirlas de acuerdo a su grado de importancia y temporalidad. Separar las tareas rutinarias y de nivel operativo, de las que pertenezcan a una naturaleza gerencial permitirá determinar exactamente el tipo de personal que se requerirá para llevarlas a cabo.

  • Asignación. Es parecido a lo que en recursos humanos se conoce como definición de puestos. Es simplemente elaborar el perfil de la persona adecuada a la que se DELEGARÁN las tareas, procurando que cumpla con las habilidades y aptitudes que mejor se adapten a las necesidades del proyecto en cuestión.

  • Capacitación. Ya que se tienen identificadas a las persona que trabajarán para la compañía y llevarán a cabo las tareas, hay que darles a conocer la forma en que la empresa trabaja y los procedimientos requeridos para la ejecución de la tarea. De esta forma se cumple con el propósito de que el trabajador entre en sintonía con la cultura de trabajo propia de la compañía que le contrató.

La finalidad de la delegación de tareas es que los líderes, ejecutivos y directivos de cualquier organización, se centren en las metas y objetivos generales para cumplir con la visión de la empresa. Sin una correcta delegación de tareas es probable que se pierda el enfoque y se olvide el rumbo al que se quiere llevar a la empresa.

Resulta de extrema importancia señalar que en la puesta en marcha de cualquier proyecto, muchas tareas pueden surgir en el camino mientras que algunas otras de las que se planificaron durante la fase de planeación, pueden volverse prescindibles. Por lo tanto, resulta adecuado mantener siempre una actitud y espíritu de flexibilidad que permita a cualquier empresa adaptarse a las circunstancias y los tiempos actuales, ya que todo se encuentra en constante evolución y lo que funciona hoy, bien podría no funcionar mañana.

De igual forma, existen ciertas tareas recurrentes de las empresas que la mejor manera de delegarlas sería mediante el outsourcing (tercerización), ya que estas tareas escapan totalmente a la naturaleza de la empresa que las requiere. Ejemplo de delegación mediante tercerización están al contratar servicios legales, de limpieza, imprenta, desarrollo y mantenimiento de páginas web, consultoría, asesoría, etc. Es una manera inteligente de concentrarse en las actividad principal del negocio y reducir costos al mismo tiempo.

Esperamos que este post haya resultado enriquecedor para la visión de cualquier persona que se encuentre en fase de planeación de un nuevo proyecto, así como también pueda resultar provechoso para las empresas y proyectos en marcha, y se encuentren atrapados en un mar de complicaciones y serios problemas por falta de organización. Hagan una pausa y analicen detenidamente sus negocios, recuerden los puntos sugeridos y piensen estratégicamente para actuar con la consigna de enderezar el rumbo a sus proyectos.

miércoles 2 de marzo de 2011

Aprende a delegar tareas


 
La mayoría de los pequeños negocios inician operaciones con un impulso emprendedor basado en una habilidad técnica ya que muchos de estos emprendedores carecen de las nociones y conocimientos básicos de la administración y la mercadotecnia.

Muchas personas conocen negocios donde el propietario del mismo aprovechó sus conocimientos en determinada materia para capitalizarlos y generar ingresos. Con el tiempo los clientes fueron llegando y la carga de trabajo creció al grado de absorber casi por completo el tiempo y la vida del pequeño empresario.

Frecuentemente cuando este tipo de emprendimientos van tomando forma en el mercado, los pequeños empresarios suelen contratar asistentes o auxiliares que les permita hacer frente ante la acumulación de la carga de trabajo. Sin embargo, el negocio sigue dependiendo totalmente de su propietario y su ausencia es sinónimo de caos.

La parte más negativa son las afectaciones que derivan en las personas que se sumergen en las operaciones de su negocio, ya que algunos de los efectos negativos provocados por la saturación de trabajo es la pérdida de tiempo para la recreación y convivencia con amigos y familiares, lo que hace que las relaciones se desgasten y la familia resienta la falta de disponibilidad del empresario.

El punto de quiebre llega cuando el exceso de estrés repercute negativamente en la salud física del pequeño empresario, pero éste no puede darse el lujo de detenerse ya que la carga de trabajo le exige tener un rendimiento laboral al máximo o de lo contrario comenzará a haber retrasos y molestias en los clientes.

Y así con el correr del tiempo aquél sueño emprendedor y de libertad financiera se fue desvaneciendo entre la cola de trabajo pendiente y la operatividad que implica la realización del mismo. Llega el punto en que la capacidad de producción se ve ampliamente rebasada y los clientes empiezan a optar por otras alternativas. Para cualquier empresa esta situación resulta frustrante.

Pero no todo se encuentra perdido en un mar de operatividad y de inmensa cola de trabajo. Hay una buena noticia: la delegación de tareas.

La delegación de tareas o funciones dentro de una empresa u organización no es mas que la capacidad de dividir los flujos de trabajo en áreas funcionales y contratar a las personas adecuadas y debidamente capacitadas para llevar a cabo esas tareas.

De esta manera es como se empieza a reinventar internamente un negocio, ya que el empresario al tener gente capaz coordinando la realización de las operaciones del negocio, puede enfocarse en lo más trascendente de su proyecto: ser el líder de su equipo y el visionario que le dará rumbo a la marcha de la empresa para conseguir sus sueños y metas empresariales.

martes 22 de febrero de 2011

Presentación Oficial de BEOS Consulting



El día de hoy es un placer el dar a conocer de manera oficial el sitio de BEOS Consulting, donde la idea central de su realización es que se convierta la plataforma fundamental para crear una comunidad de empresarios y emprendores que necesiten ideas frescas y asesorías para tomar mejores decisiones de negocio, y con esto darle mejor forma y rumbo a sus proyectos de negocios.

Una de las principales tareas de BEOS Consulting es eliminar el mito de que las consultorías y asesorías son para las grandes empresas u organizaciones que manejen un considerable volumen de dinero. Y ciertamente este mito se ha ido creando en el tiempo debido a que la consultoría y asesoría de empresas enfocada a las grandes empresas, ha ido otorgando muy buenos ingresos a las empresas consultores con los que han podido invertir en la realización de estudios especializados que les confieran una reputación e imagen de éxito.

Sin embargo hemos notado que es en las micro, pequeñas y medianas empresas donde la consulta y asesoría resultan imprescindibles, ya que este tipo de negocios aún no llegan a consolidarse y necesitan de orientación para ampliar su visión de negocios y tomar decisiones más inteligentes.

Es por eso el énfasis y enfoque de este proyecto para las unidades económicas que requieran consejos y orientación puntuales para sobrevivir y permanecer en el mercado con miras a crecer y expandirse, en lugar de conocer técnicas complejas que les servirían más si ya fueran empresas consolidadas en el mercado.

Con frecuencia se publicarán artículos cuyo contenido sea de interés para empresas y empresarios, con la intención de contribuir a una ampliación de la visión que tengan sobre determinado tema en particular.

El visitante de este sitio web dispone de una barra de enlaces a las páginas referentes a los servicios y contacto con BEOS Consulting, así como también accesos directos a los perfiles de BEOS Consulting en redes sociales.

Para concluir, reiteramos nuestra entera disposición a formar parte como aliados estratégicos de los emprendedores y aquellas pequeñas empresas que den un paso adelante y nos pidan hacer de su conocimiento la manera en que BEOS Consulting puede ayudarles.

Va por esas empresas la puesta en marcha de este proyecto denominado BEOS Consulting, ya que nuestro éxito dependerá del éxito derivado de quienes nos hayan depositado su confianza.


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